Was beim Behördeumzug dazukommt
Ein Umzug der öffentlichen Hand folgt anderen Regeln als ein Firmenumzug. Der Auftrag wird meist ausgeschrieben, der Ablauf muss nachvollziehbar dokumentiert sein, und für Akten gelten Vorschriften zu Aufbewahrung und Vertraulichkeit, die auch während des Transports eingehalten werden müssen.
Wir liefern dafür, was verlangt wird: eine Offerte, die der Ausschreibung folgt, einen schriftlichen Ablaufplan, benannte Verantwortliche und ein Protokoll über den tatsächlichen Verlauf.
Akten und Vertraulichkeit
Akten ziehen in ihrer Reihenfolge um, in beschrifteten und auf Wunsch versiegelten Behältern. Wer sie entgegennehmen darf, wird vorher festgelegt; die Übergabe wird protokolliert. So bleibt lückenlos nachvollziehbar, wo ein Bestand zu welchem Zeitpunkt war.
Für Tresore und Sicherheitsschränke kommt der Tresortransport zum Einsatz, mit vorheriger Prüfung von Traglast und Zugang an beiden Standorten.
Publikumsbetrieb und Schulen
Ämter mit Schaltern und Schulen können nicht beliebig schliessen. Wir legen die Arbeiten deshalb in Randzeiten, an Wochenenden oder in die Ferien und etappieren so, dass der Betrieb weiterläuft.
Bei Schulhäusern bewährt sich die Ferienzeit: ganze Zimmer, Mobiliar und Sammlungen lassen sich am Stück verlegen, ohne den Unterricht zu stören. Die Reinigung der alten Räume gehört auf Wunsch dazu.
Ablauf beim Behördeumzug
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Ausschreibung
Wir offerieren nach den Vorgaben der Ausschreibung, mit einzeln ausgewiesenen Positionen.
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Begehung und Konzept
Wir erfassen beide Standorte und legen Etappen, Verantwortliche und Zeitfenster fest.
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Umzug
Verlegung in Randzeiten oder Ferien, Akten in versiegelten Behältern.
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Protokoll
Sie erhalten die Dokumentation des Ablaufs und der Aktenübergaben.
Häufige Fragen
Offerieren Sie auf öffentliche Ausschreibungen?
Ja. Wir stellen die Offerte nach den Vorgaben der Ausschreibung zusammen und weisen die verlangten Positionen einzeln aus.
Wie stellen Sie die Vertraulichkeit von Akten sicher?
Akten werden in verschlossenen, auf Wunsch versiegelten Behältern transportiert und nur an vorher benannte Personen übergeben. Jede Übergabe wird protokolliert.
Können Sie ausserhalb der Öffnungszeiten arbeiten?
Ja, das ist bei Behördeumzügen der Normalfall, abends, an Wochenenden oder in den Schulferien.
Erhalten wir eine Dokumentation?
Ja. Ablaufprotokoll, Aktenübergaben und, falls Material entsorgt wurde, die Entsorgungsnachweise.
