Betriebe, Praxen und Kanzleien müssen Unterlagen über Jahre aufbewahren. Für Geschäftsbücher und Belege sind es in der Regel zehn Jahre; bei Patienten- und Personaldossiers gelten je nach Bereich längere Fristen. Das summiert sich zu Regalmetern, die nirgends gebraucht, aber auch nicht vernichtet werden dürfen.
Sinnvoll ist, diesen Bestand auszulagern und nach Jahrgängen zu ordnen. Dann ist jederzeit klar, welcher Jahrgang wann vernichtet werden darf, und jedes Jahr fällt ein Teil weg, statt dass der Bestand endlos wächst.
Wir lagern geordnet, erfassen jede Einheit mit Jahrgang und Inhalt, liefern auf Abruf einzelne Bestände und übernehmen nach Ablauf der Frist die Vernichtung mit Nachweis. Die eigentliche Fristenfrage beantworten Sie oder Ihre Treuhandstelle; wir setzen um, was Sie festlegen.
Was wir übernehmen
Nach Jahrgang
Geordnet eingelagert, damit Fristen nachvollziehbar bleiben.
Erfasst
Jede Einheit mit Inhalt und Jahrgang auf der Liste.
Auf Abruf
Einzelne Bestände herausgesucht und geliefert.
Vernichtung
Nach Fristablauf, mit Vernichtungsnachweis.
Trocken gelagert
Papier leidet in feuchten Kellern, siehe auch Mobiliar.
Auch Mobiliar
Die Möbeleinlagerung für Private und Betriebe.
Ordnen beim Einlagern, nicht beim Auslagern
Der Aufwand entsteht einmal, und zwar beim Einlagern. Wer Bestände ungeordnet abgibt, zahlt später jedes Mal, wenn etwas gesucht wird, und vor allem dann, wenn nach Jahren nur ein Jahrgang vernichtet werden soll und niemand weiss, welche Schachteln dazugehören.
Eine halbe Stunde Sortieren pro Jahrgang beim Einlagern erspart diesen Aufwand vollständig. Wir helfen dabei, machen aber keine inhaltliche Zuordnung; was zu welchem Jahrgang und zu welcher Kategorie gehört, wissen nur Sie.
Weitere Gemeinden im Entlebuch
Vom Archiv zur Vernichtung
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Ordnen
Nach Jahrgang und Kategorie, vor dem Einlagern.
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Einlagern
Erfasst und beschriftet, Liste an Sie.
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Abrufen
Einzelne Bestände nach Voranmeldung.
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Vernichten
Nach Fristablauf, auf Ihre Anweisung, mit Nachweis.
Häufige Fragen
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Für Geschäftsbücher und Belege in der Regel zehn Jahre; bei Patienten- und Personaldossiers gelten je nach Bereich längere Fristen. Die verbindliche Auskunft gibt Ihre Treuhandstelle oder der Berufsverband.
Vernichten Sie nach Ablauf automatisch?
Nein, nur auf Ihre Anweisung. Wir melden, wenn ein Jahrgang das vereinbarte Alter erreicht, und vernichten erst nach Ihrer Freigabe, mit Nachweis.
Können wir einzelne Akten abrufen?
Ja, nach Voranmeldung. Deshalb erfassen wir beim Einlagern jede Einheit mit Inhalt und Jahrgang.
Warum nicht im eigenen Keller?
Weil Papier in feuchten Räumen innert Jahren Stockflecken und Schimmel bekommt, und weil Fristenkontrolle bei ungeordneten Beständen kaum möglich ist.
